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Auditoria em Fretes: dicas para criar RFPs

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A escolha do melhor parceiro de negócio nos transportes deve ser feita com base em uma série de indicadores, não somente os preços praticados pela transportadora, o que faz da auditoria em fretes uma ferramenta estratégica para determinar com maior precisão quem é o fornecedor ideal para sua empresa.

Um dos instrumentos utilizados na auditoria em fretes é a RFP – Request for Proposal, uma espécie de check list onde você pontua cada fornecedor em diversos critérios, conferindo, ao final, quem obteve maior score. Com base neste documento, é possível saber quem atende às necessidades da sua empresa e pode oferecer um serviço de maior qualidade.

Neste post, você confere 4 dicas para criar RFPs eficazes. Seguimos?

Identifique suas necessidades

O primeiro passo para construir uma RFP eficaz é saber quais são as necessidades de transporte da sua empresa, para que os transportadores consigam avaliar se podem ou não atender aos requisitos da sua RFP.

Alguns dados vão te ajudar a fazer essa triagem:

  • Identifique o tipo de mercadorias a serem transportadas;
  • Determine as regiões geográficas para onde suas cargas são levadas;
  • Indique quais tipos de veículos são ideais para o transporte;
  • Estipule os prazos de entrega;
  • Diga qual a frequência das entregas, bem como o volume de carga a ser transportado;
  • Informe se há necessidade de rastreamento da carga;
  • Indique se há algum tipo de tratamento especial a ser dado (escolta, seguros extras, horários específicos de entrega, controle de temperatura, etc);
  • Informe se há necessidade de logística reversa;
  • Entre outros dados que possam facilitar o entendimento de que tipo de serviço você espera.

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Defina os critérios de seleção

Lembre-se que o preço nem sempre é o mais importante quando você está fazendo uma auditoria em fretes. Qualidade do serviço, agilidade nas entregas e confiabilidade são atributos que impactam na sua performance e no seu faturamento.

A fim de melhorar sua capacidade de análise, monte um template e dê coordenadas para que as transportadoras enviem suas cotações no mesmo formato, caso contrário, você terá que lidar com diferentes formas de precificação de transportes.

A padronização das informações permite que você compare os custos com mais precisão e possa inserir essa informação como um diferencial no momento da escolha da melhor transportadora.

No entanto, cuidado para não cair em armadilhas de negociação. Algumas transportadoras podem incluir outras tarifas nas tarifas básicas do template, como custos esporádicos com base em rotas específicas como a TDE (taxa de dificuldade de entrega). Tenha a certeza de saber exatamente todas as tarifas que estão sendo cobradas na tabela base.

Automatize o processo de seleção de fornecedores

A RFP pode ser considerada um método de seleção de fornecedores, o qual pode ser aplicado quando você precisa de um novo fornecedor ou como forma de seleção permanente de fornecedores.

Para não ficar se ocupando de papéis impressos e respondidos à mão, planilhas de controle e retrabalho, o ideal é que você automatize a RFP, usando softwares que facilitem a coleta e análise dos dados.

Você pode criar formulários de RFP no Google Forms ou no Survey Monkey e deixá-los disponíveis on-line para quem quiser preenchê-los, a qualquer tempo, ou enviá-los para os potenciais fornecedores que sua empresa deseja contratar.

Seja flexível

Muitas exigências podem espantar bons fornecedores, portanto, mantenha suas RFPs claras e concisas, respeitando as normas do mercado.

Caso haja uma ou outra exigência que não pode ficar de fora da sua auditoria em fretes, procure explicar os motivos de tal requisito, para que seus potenciais fornecedores compreendam a necessidade.

Vale ressaltar que você não encontrará o transportador perfeito. A RFP serve exatamente para que você saiba quem se adapta melhor aos seus processos e assim possa negociar aqueles quesitos que não foram cumpridos de imediato.

Você já possui um modelo de RFP? Compartilhe sua experiência deixando um comentário!

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