,

Auditoria em Fretes: dicas para criar RFPs

A escolha do melhor parceiro de negócio nos transportes deve ser feita com base em uma série de indicadores, não somente os preços praticados pela transportadora, o que faz da auditoria em fretes uma ferramenta estratégica para determinar com maior precisão quem é o fornecedor ideal para sua empresa.

Um dos instrumentos utilizados na auditoria em fretes é a RFP – Request for Proposal, uma espécie de check list onde você pontua cada fornecedor em diversos critérios, conferindo, ao final, quem obteve maior score. Com base neste documento, é possível saber quem atende às necessidades da sua empresa e pode oferecer um serviço de maior qualidade.

Neste post, você confere 4 dicas para criar RFPs eficazes. Seguimos?

Identifique suas necessidades

O primeiro passo para construir uma RFP eficaz é saber quais são as necessidades de transporte da sua empresa, para que os transportadores consigam avaliar se podem ou não atender aos requisitos da sua RFP.

Alguns dados vão te ajudar a fazer essa triagem:

  • Identifique o tipo de mercadorias a serem transportadas;
  • Determine as regiões geográficas para onde suas cargas são levadas;
  • Indique quais tipos de veículos são ideais para o transporte;
  • Estipule os prazos de entrega;
  • Diga qual a frequência das entregas, bem como o volume de carga a ser transportado;
  • Informe se há necessidade de rastreamento da carga;
  • Indique se há algum tipo de tratamento especial a ser dado (escolta, seguros extras, horários específicos de entrega, controle de temperatura, etc);
  • Informe se há necessidade de logística reversa;
  • Entre outros dados que possam facilitar o entendimento de que tipo de serviço você espera.

shutterstock_596327141

Defina os critérios de seleção

Lembre-se que o preço nem sempre é o mais importante quando você está fazendo uma auditoria em fretes. Qualidade do serviço, agilidade nas entregas e confiabilidade são atributos que impactam na sua performance e no seu faturamento.

A fim de melhorar sua capacidade de análise, monte um template e dê coordenadas para que as transportadoras enviem suas cotações no mesmo formato, caso contrário, você terá que lidar com diferentes formas de precificação de transportes.

A padronização das informações permite que você compare os custos com mais precisão e possa inserir essa informação como um diferencial no momento da escolha da melhor transportadora.

No entanto, cuidado para não cair em armadilhas de negociação. Algumas transportadoras podem incluir outras tarifas nas tarifas básicas do template, como custos esporádicos com base em rotas específicas como a TDE (taxa de dificuldade de entrega). Tenha a certeza de saber exatamente todas as tarifas que estão sendo cobradas na tabela base.

Automatize o processo de seleção de fornecedores

A RFP pode ser considerada um método de seleção de fornecedores, o qual pode ser aplicado quando você precisa de um novo fornecedor ou como forma de seleção permanente de fornecedores.

Para não ficar se ocupando de papéis impressos e respondidos à mão, planilhas de controle e retrabalho, o ideal é que você automatize a RFP, usando softwares que facilitem a coleta e análise dos dados.

Você pode criar formulários de RFP no Google Forms ou no Survey Monkey e deixá-los disponíveis on-line para quem quiser preenchê-los, a qualquer tempo, ou enviá-los para os potenciais fornecedores que sua empresa deseja contratar.

Seja flexível

Muitas exigências podem espantar bons fornecedores, portanto, mantenha suas RFPs claras e concisas, respeitando as normas do mercado.

Caso haja uma ou outra exigência que não pode ficar de fora da sua auditoria em fretes, procure explicar os motivos de tal requisito, para que seus potenciais fornecedores compreendam a necessidade.

Vale ressaltar que você não encontrará o transportador perfeito. A RFP serve exatamente para que você saiba quem se adapta melhor aos seus processos e assim possa negociar aqueles quesitos que não foram cumpridos de imediato.

Você já possui um modelo de RFP? Compartilhe sua experiência deixando um comentário!

Lupeon-0011.ebook-BannerChamada_20170216

,

4 maneiras de economizar com terceirização de fretes

Quando o assunto é gestão de fretes, o que você prefere: manter a atividade sob responsabilidade da sua empresa ou contar com um parceiro especialista em logística?

Cada opção tem suas vantagens e desvantagens, o que coloca muitos proprietários de empresas em uma dúvida interminável sobre qual é o modelo mais vantajoso, especialmente quando se trata de reduzir custos e ganhar competitividade.

Para te ajudar nessa decisão, vamos listar 4 formas de economizar com a terceirização de fretes. Vamos nessa?

Desconto no volume

Uma empresa que trabalha com grandes volumes de carga tem maior poder de negociação com as transportadoras, isso é fato. Mas, se esse não é o seu caso, não significa que você não possa se beneficiar da vantagem do desconto pelo volume.

Ao terceirizar sua gestão de fretes, a empresa responsável pela sua conta tem o conhecimento das negociações de outros embarcadores como a sua empresa, te encaminhando para melhores acordos com grandes transportadores.

Esse benefício, além de liberar seu fluxo de caixa, pode ser repassado em parte para os seus consumidores, que pagarão um valor menor pela entrega. Consumidor satisfeito e pagando menos compra mais vezes, o que se reflete no seu faturamento a longo prazo.

shutterstock_601528745

 

Otimização da cadeia de distribuição

Encontrar o parceiro certo para as entregas nem sempre é fácil. Mesmo quando você encontra uma transportadora de confiança, ficar na mão de apenas um fornecedor pode ser arriscado.

O melhor neste caso é, contar com uma rede de fornecedores confiáveis, selecionados com base em dados e estatísticas gerados por um sistema inteligente de gestão de fretes.

Com a análise do perfil do seu negócio, é possível encontrar o transportador certo para as suas mercadorias, garantindo qualidade e confiabilidade nas entregas a um preço justo. Além disso, as negociações ficam favorecidas porque há outros players que podem oferecer o mesmo tipo de serviço, contribuindo para que você tenha contratos personalizados e que atendam às suas reais necessidades.

O resultado disso é a redução de custos operacionais, já que você alinha a demanda da sua empresa a um fornecedor que pode cumprir com aquilo que você espera.

Expertise

Os benefícios de trabalhar com uma empresa com expertise em outsourcing de gestão de fretes podem ir muito além do custo inicial que você imagina.

O conhecimento da legislação específica, dos tipos de veículos mais interessantes para o transporte das suas mercadorias, até mesmo outros modais, também o acesso à tecnologia de ponta para criar roteiros, otimizar entregas e fazer uso de seguros mais vantajosos, torna-se um grande diferencial.

Ter know-how em determinado segmento de mercado faz com que seus recursos sejam empregados da melhor forma possível, reduzindo falhas processuais, acidentes e perdas.

Eficiência fiscal

Outra maneira de economizar na gestão de fretes é obter eficiência fiscal nos transportes. Saber quando é possível deixar de pagar tributos ou obter crédito de ICMS, PIS e Cofins, por exemplo, é essencial para reduzir custos de transporte.

Uma empresa especialista em logística e gestão de fretes pode contribuir para que sua organização atinja essa eficiência, consolidando as informações das CTes, realizando a escrituração fiscal adequadamente e automatizando o sistema para créditos fiscais.

Quer economizar na sua empresa e ainda ter informação para tomadas de decisão, assessoramento para melhores práticas de grandes embarcadores e auxílio nas suas negociações com transportadores? Experimente a terceirização da gestão de fretes!

 

Lupeon-0011.ebook-BannerChamada_20170216

,

Como a Lupeon pode ajudar a sua gestão de fretes?

 

Um gerenciamento eficiente no que se refere ao transporte de mercadorias é uma etapa fundamental para garantir a satisfação dos clientes. E como sabemos, a gestão da logística e das obrigações fiscais no Brasil conformam um desafio à parte. Neste cenário, é fundamental contar com ferramentas e conhecimento que facilitem o planejamento, administração, inovação e tomada de decisões estratégicas.

Por isso, a gestão do frete trata-se de um setor estratégico para qualquer empresa que opere com o transporte de mercadorias, seja de forma terceirizada ou contando com infraestrutura interna. O transporte dentro de um grande embarcador está entre o primeiro e o terceiro maior gasto de uma empresa. A otimização desse processo está totalmente conectada à automação e à melhoria da produtividade. Nós aqui na Lupeon dedicamos todos os esforços necessários para que sua gestão de fretes funcione perfeitamente.

Desafios

A quantidade de informações criadas em uma rotina de transportes e a necessidade de controlar os processos e dados gerados é impressionante. Mesmo assim, é fundamental gerenciar todos os aspectos, algo bastante difícil de realizar de forma manual. Uma plataforma de gestão de fretes é capaz de automatizar todos os processos e manter tudo sob controle.

Além disso, o controle manual dá margem para que os erros humanos se multipliquem. Com isso, a produtividade se vê afetada diretamente e dificulta-se a tomada de decisões em tempo hábil e a companhia acaba perdendo competitividade em relação à concorrência.

shutterstock_594669830

Redução de custos com frete

Há empresas que acreditam que investir em uma solução para a gestão de fretes é um gasto desnecessário. Na verdade, contar com ferramentas eficientes é um investimento que deve ser pensado em relação ao custo/benefício que proporciona. As soluções da Lupeon permitem que a empresa reduza custos e ganhe em gerenciamento ao ter, à disposição, possibilidades como:

  • Conciliação de Faturas por cada tarifa das tabelas de frete negociadas
  • Indicadores em tempo real
  • Pré-faturamento de transportadores
  • Acesso web à remessas e inconsistências; transportador tem acesso só às suas viagens, vendo as inconsistências com memória de cálculo
  • Consultoria com técnicas de benchmarking, para melhores práticas e negociações
  • Identificação de duplicidades, fraudes, erros e falhas afins ao processo de gestão de transportes

Controle Eficiente de Processos

Como dissemos antes, controlar toda a papelada envolvida na gestão de fretes não é uma tarefa simples. Contar com uma plataforma que automatize os controles, entradas e saídas de documentos permite que as rotinas sejam acompanhadas com maior grau de precisão, do princípio ao fim do processo.

Muitas empresas têm a necessidade de fazer a guarda dos comprovantes de entrega, por exemplo. A Lupeon, com equipe própria, gerencia esses comprovantes e disponibiliza-os digitalmente no sistema web, anexados à nota fiscal e CTe. Um controle eficiente e comprovado por todos.

Também é fato que os gastos relacionados ao controle dos processos logísticos absorvem uma parte significativa do tempo e dos recursos financeiros. Neste caso, contar com um sistema torna-se mais importante ainda. A gestão ocorre de forma fluída e os resultados são mais ágeis, precisos e confiáveis. A Lupeon brinda soluções como:

  • Cadastro e manutenção de tabelas de transportes
  • Gestão ativa de divergências
  • Fluxo de caixa
  • KPIs para controle de áreas operacionais e financeiras
  • Cotações com outras transportadoras – base atual conta com mais de 250
  • Recolhimento e digitalização de comprovantes de entrega
  • Criação de arquivos fiscais diretamente para o ERP da sua empresa
  • Validações Fiscais de CTEs para crédito fiscal

E a lista com benefícios segue. Entre outras coisas, o controle gerencial se vê beneficiado pela transparência das operações e ocorre uma melhora significativa da comunicação entre todas as partes envolvidas na cadeia. Como consequência, o fluxo de caixa e as entregas são mais previsíveis, o que dá mais margem de manobra para os gestores que vêm os custos com frete diminuir.

Como você pode constatar, uma gestão de frete eficiente não passa somente pela estruturação do setor logístico. O investimento em um especialista de gestão de fretes não se trata de um luxo, e sim de uma necessidade, principalmente quando a meta é melhorar o rendimento global da companhia e a busca por melhores resultados.

Lupeon-0011.ebook-BannerChamada_20170216

,

Como otimizar as finanças com crédito fiscal de ICMS, PIS e Cofins

O sistema tributário brasileiro é um dos mais complexos do mundo, o que gera muitas dúvidas no momento de recolher os valores e fazer os pagamentos devidos ao FISCO. Um dos tributos que costumeiramente traz dúvidas é o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias), pois ele tem tanto valores a pagar quanto a receber, dificultando o controle da empresa.

Somado ao ICMS, temos outros dois tributos que também devem ser vistos com atenção na área de transportes: o PIS e o COFINS, pois também geram créditos fiscais. Que tal entender como você pode otimizar suas finanças com crédito fiscal de ICMS, PIS e COFINS? Siga em frente!

O ICMS

Toda vez que uma mercadoria é vendida, há incidência de ICMS sobre ela. Quem vende paga o valor do ICMS e quem compra recupera este valor, desde que seja outra empresa, não o consumidor final.

Este imposto é diferenciado para cada estado, o que complica o controle das empresas de transporte no momento de fazer o cálculo correto de quanto se deve pagar ou receber, o que pode vir a gerar multas, se feito da maneira errada.

Para obter crédito de ICMS, o transportador deve ter feito o recolhimento do imposto anteriormente, gerando um crédito para você. E como saber se ele fez isso? Conferindo as CTes uma a uma, a fim de evitar que estes recursos sejam desperdiçados por falta de controle.

Frequentemente, as empresas deixam de obter crédito de ICMS por falta de conhecimento, portanto, seguem algumas das situações em que você pode recuperar valores significativos para a manutenção do seu negócio:

shutterstock_542738674

Fretes CIF: o valor incidente de ICMS sobre o frete CIF, quando decorrido de venda de mercadorias, pode ser recuperado pela empresa;

Aquisição de bens imobilizados: para saber se você tem direito a crédito de ICMS por aquisição de bens imobilizados, basta conciliar os códigos de entrada com as contas contábeis.

Aquisição de combustível: transportadoras também podem ter o ICMS recuperado ao adquirir combustível, mediante a apresentação de nota fiscal pela compra.

Crédito de PIS e Cofins

No que tange ao PIS e Cofins, só pode haver crédito nas operações de venda, ou seja, a transportadora que oferece frete pode ter valores recuperados de PIS e Cofins mediante comprovação das operações, assim como o vendedor que se utiliza dos serviços de frete da transportadora, desde que este custo seja arcado pelo remetente das mercadorias.

Para que seja possível fazer a recuperação de crédito de ICMS, PIS e Cofins, a empresa precisa ter a escrituração fiscal em dia, o que exige um trabalho cuidadoso na organização e controle dos documentos que comprovam todas as operações e o direito ao crédito fiscal.

É por essa razão que boa parte das empresas que se utilizam de serviços logísticos preferem contar com sistemas de gestão que automatizem e facilitem a gestão fiscal, fazendo a conferência dos CTes automaticamente, assim como a escrituração fiscal, a fim de prestar contas ao Fisco com maior segurança e rapidez.

Você também quer esta facilidade para sua empresa? Entre em contato conosco, temos a solução que você precisa!

Lupeon-0011.ebook-BannerChamada_20170216