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Práticas de Melhoria em Eficiência: aplique ao seu processo e evolua

Existe um sentido comum que acredita que investir em eficiência é um gasto desnecessário. Principalmente em momentos de crise, como o que atravessamos neste momento, algumas companhias decidem contrair as despesas e uma das primeiras áreas afetadas são a otimização dos serviços e melhorias nas operações.

Entretanto, é exatamente em contextos desfavoráveis que a necessidade de se mostrar mais competitivo ganha peso. As boas práticas, tais como a capacitação de pessoal, realização de auditorias e investimentos em automação são capazes de garantir uma melhora sensível na qualidade dos serviços e têm impacto direto no funcionamento dos negócios.

No setor de transportes não é diferente. Neste artigo, vamos falar um pouco sobre as possibilidades de melhoria no funcionamento da sua organização e como desenvolver uma estrutura rentável. Tudo pautado em práticas benéficas e nas condições que o mercado enfrenta atualmente.

Investir em mão de obra especializada e capacitação de pessoal

Como em outras áreas, o setor do transporte é sensivelmente afetado pela participação dos profissionais envolvidos nas operações. Ainda que a transportadora conte com toda a infraestrutura necessária e gerencie seus processos através de softwares de ponta, é fundamental que toda a cadeia – funcionários, técnicas e sistemas – esteja equilibrada para que as atribuições sejam corretamente executadas. Basta que um dos participantes apresente lapsos de conhecimento para que surjam riscos no processo logístico e administrativo.

Por isso, é importante contar com pessoal qualificado e que tenha conhecimento de todas as normas e procedimentos envolvidos nas operações. Dessa forma, o funcionamento, respaldado por processos de qualidade e contando com o apoio de uma consultoria especializada, tem mais condições de criar o terreno onde as atividades serão desenvolvidas. E não estamos falando somente da base da pirâmide hierárquica, os gerentes – principalmente os gestores – precisam ter conhecimentos sobre metodologias de qualidade e de práticas eficientes em transporte.

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Inspeções e auditorias permanentes

Investir em metodologias eficientes e na reinvenção de processos também pode – e deve – ser aplicado na forma como a transportadora é gerenciadas, tal como introduzimos no ponto anterior. Neste sentido, aplicar metodologias com o objetivo de melhorar os níveis de conhecimento sobre os procedimentos internos é uma excelente alternativa para desenvolver os suportes necessários para um negócio funcional.

Auditorias realizadas por empresas terceirizadas e que, inclusive, sejam capazes de brindar registros de conformidade de acordo com a ISO 9001 ou 14001 são as mais indicadas. A partir dos relatórios, definem-se os pontos a melhorar e os erros a corrigir ficam mais claros. Entre os processos que podem ser auditados, destacamos: Inventário, estoque, armazenagem, compras, controle da frota, custos logísticos, fretes, transporte e distribuição.

Inovação e automação como princípio

Ser mais eficiente requer a melhoria de todos os processos da cadeia logística. Seja para diminuir os prazos, para rastrear os deslocamentos ou para ter um fluxo mais ágil de informações, é através de investimentos em inovação e automação que uma transportadora pode melhorar seus métodos e apresentar uma gestão mais eficiente. Os esforços devem ser permanentes e sempre estar orientados a resultados.

Principalmente no setor de cargas, este tipo de aprimoramento pode ser desenvolvido através do uso de tecnologias que possam ser aplicadas às necessidades específicas deste mercado. Entre elas, destacam-se soluções como WMS-Sistemas de Gerenciamento de Armazéns, TMS-Sistemas de Gerenciamento de Transportes, Soluções de Rastreamento por Satélite, de Roteirização de Entregas, Aplicativos Mobile e etc.

Ignorar estas necessidades é o primeiro passo no sentido contrário ao do sucesso e da inteligência em fretes. As boas práticas de upgrade em eficiência são fundamentais para o correto funcionamento de um negócio, principalmente no setor de transportes.

 

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Distribuição Estratégica e seus benefícios para o setor de transportes

Em momentos de crise como o que o Brasil atravessa atualmente, otimizar recursos e reduzir custos são fatores que podem garantir a sobrevivência da empresa e, inclusive, fazê-la crescer. Mais importante do que preocupar-se unicamente com a difusão da marca, é importante garantir que o processo de transporte aconteça da melhor forma possível e com a menor quantidade de erros. Resumindo: é hora de ser mais eficiente.

No final das contas, o objetivo principal de uma transportadora é fazer com que os pedidos cheguem na hora e lugar marcados, sem desvios. Naturalmente, o processo de distribuição estratégica exige planejamento, uma infraestrutura funcional e uma total integração entre todas as partes envolvidas na cadeia de abastecimento. Para minimizar a incidência de falhas, vamos dar algumas dicas do que pode ser feito, setorialmente, para manter sua empresa nos trilhos.

Conferência de cargas

As cargas devem ser supervisionadas no que se refere à quantidade de características particulares após o processo de expedição. Este momento demanda uma completa exatidão, já que qualquer erro pode ocasionar retornos e devoluções, algo que se traduz diretamente como prejuízo para ambas as partes, comerciante e distribuidor.

Para a execução de tais tarefa, podem ser usados sistemas de WMS (Warehouse Management System), dedicados exclusivamente a informar a rotação dirigida de estoques, procedimentos de picking e automação de cross-docking para tirar o maior proveito da infraestrutura física dos depósitos.

Roteirizar fretes

O transporte em si representa o maior gasto quando nos referimos a um processo logístico. Exatamente por isso, é fundamental manter toda a atenção necessária em todas as etapas, do planejamento à execução. Exatamente por isso, quando se dedica tempo à definição do melhor trajeto a percorrer, a empresa ganha em termos competitivos e economiza recursos.

Uma boa saída é adotar procedimentos de roteirização inteligente. Há sistemas no mercado que automatizam a gestão das rotas na estratégia de transportes. Ao contrário da roteirização comum, este procedimento considera o tempo, a distância e a qualidade das rotas. O soft planeja a divisão das cargas entre os veículos e rotas para garantir o melhor caminho.

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Administração dos Fretes

Fazer a verificação de toda a cadeia logística antes de iniciar qualquer processo de transporte é fundamental para a execução das tarefas. Em termos práticos, é necessário compreender globalmente qual é a infraestrutura essencial para proceder com o transporte das mercadorias. Neste sentido, a rede operacional deve considerar os custos relacionados, a possibilidade de terceirização da frota, o nível de confiança dos atores envolvidos e os obstáculos possíveis.

Investir na gestão de fretes pode marcar a diferença entre uma administração falha e uma funcional. Já existem sistemas SaaS que facilitam o trabalho das empresas e automatizam grande parte dos procedimentos. Os resultados se traduzem em desempenhos, com operações mais rápidas e com maior nível de controle, tanto da logística como da administração. Para tanto, considere investir em uma auditoria interna e em uma melhor gestão financeira do empreendimento.

Indicadores: monitoramento e análise

Há uma famosa frase que diz que “o que não pode ser medido, não pode ser melhorado”. No setor de transportes, essa máxima é mais válida ainda. Sendo assim, vale a pena começar a medir os indicadores de desempenho logístico (KPIs) e, com isso, ter um panorama mais claro da metodologia e do que funciona ou não.

Entre os principais indicadores do setor de transporte de cargas, podemos destacar: Custo de frete por unidade, Custo de transporte outbound (saída) como percentual das vendas, Custo de transporte inbound (entrada) como percentual das compras, Tempo em trânsito, Reclamações, Reclamações como percentual dos custos de transporte, Tempo de Giro do Caminhão, entre outros.

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Custos Logísticos no Brasil, saiba mais sobre este tema

Estando você à frente dos processos logísticos da sua empresa, certamente já conhece os desafios do mercado de transportes no Brasil. Os custos logísticos são altíssimos, correspondendo a 11,7% da receita das empresas, segundo levantamento da Fundação Dom Cabral.

Como era de se esperar, o Transporte Rodoviário de Cargas (TRC) é o maior vilão: consome 68,6% da receita líquida dos empreendimentos do setor e corresponde a 60% de toda a movimentação de cargas no país, dificultando o aumento da competitividade e a melhoria dos serviços.

Conhecer o panorama dos custos logísticos brasileiros não é mera informação, é uma forma de preparar-se para os obstáculos que impedem sua empresa de crescer e expandir os negócios.

A situação do transporte brasileiro

A infraestrutura rodoviária é uma das maiores preocupações para quem atua no segmento de transportes e, consequentemente, para quem depende dele para escoar mercadorias. Segundo pesquisa da NTC em conjunto com a FGV, os investimentos em infraestrutura de transportes têm decaído vertiginosamente nos últimos anos: de 1,84% do PIB em 1975 para 0,29% em 2014.

Para agravar ainda mais a situação, apenas 12,4% da malha rodoviária é pavimentada, obrigando as empresas de transporte a transitarem em condições realmente precárias, pois mesmo a parte que está pavimentada é classificada como regular, ruim ou péssima por mais de 57% dos entrevistados na pesquisa.

Não fosse isso, existe um outro problema que compromete a qualidade dos serviços de transporte e, consequentemente, aumenta os custos logísticos: a falta de mão de obra qualificada no setor.

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Superando os desafios

O cenário não está nada bom, não é mesmo? Entretanto, ficar parado não contribui para melhorar sua capacidade logística e reduzir os custos. O melhor a fazer é colocar a cabeça para funcionar e encontrar maneiras de otimizar toda a sua cadeia de suprimentos de modo que ela contribua para a redução dos custos logísticos. Precisando de ideias? Então confira estas:

Realize auditoria logística

Auditoria é um processo de análise que visa encontrar gargalos na sua cadeia logística. É o ponto de partida para rever prioridades, melhorar processos, otimizar recursos, reduzir custos e tornar sua empresa mais eficiente.

Para que ela seja efetiva, mapeie todos os seus processos logísticos, desde a compra de mercadorias, passando pela gestão do estoque e a distribuição dos produtos até que eles cheguem ao destino final.

A partir do momento em que você conseguir ver todas as atividades de forma integrada, conseguirá eliminar as barreiras internas e melhorar sua performance logística.

Invista em um sistema WMS

O Warehouse Management System (WMS) é um sistema de gestão de gestão de armazéns que ajuda a otimizar toda a sua operação, desde o agendamento dos recebimentos de materiais até a expedição para o cliente.

Com esta solução é possível otimizar o tempo da sua equipe, reduzir as falhas operacionais, ganhar produtividade e mitigar os riscos inerentes à logística dentro dos armazéns, como falta de produtos essenciais à sua operação.

A gestão de demandas, os inventários rotativos, a separação em ondas, entre outros processos, se tornam mais ágeis e confiáveis, conferindo à sua empresa vantagem competitiva.

Capacite sua equipe

Uma equipe qualificada pode contribuir – e muito – para reduzir custos logísticos. Contando com pessoas que compreendem os fluxos de mercadorias e também o processamento das informações para manter sua cadeia logística em dia, é possível ganhar produtividade e eficiência em pouco tempo.

O desperdício de recursos se torna menor à medida em que você capacita seu time para zelar melhor pelo estoque e a transportar as cargas com a segurança devida. O controle efetivo de entradas e saídas diminui as incidências de roubo, extravio e dano aos produtos, melhorando sua margem de lucro a cada operação.

Custos logísticos podem ser resolvidos sim, basta que você tenha uma abordagem focada na otimização de processos e resultados, o que certamente contribuirá para sua gestão financeira, afinal, tudo o que não é desperdiçado vira lucro.

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A importância da qualificação profissional nas transportadoras

A falta de mão de obra qualificada é um dos maiores desafios do setor de transportes brasileiro. Segundo a Associação Nacional do Transporte de Cargas e Logística, faltam 120 mil motoristas capacitados para atuarem no segmento, uma demanda que demorará a ser suprida. Quando perguntados a respeito do tema, 42,7% dos empresários foram enfáticos em dizer que estão enfrentando grandes desafios para encontrar mão de obra especializada.

Apesar da crença de que o setor de transportes não necessita de profissionalização, a verdade é que os conhecimentos exigidos para que uma pessoa ingresse nesta área não são poucos. O motorista, por exemplo, é desafiado a ter conhecimentos de mecânica, funcionamento de motores, legislação e regulamentos, sem falar nos tributos.

Quem está na retaguarda, atuando na logística, é igualmente cobrado por atualizações constantes, que contribuam para o aumento da performance da empresa e para a inteligência de fretes.

Por que promover qualificação profissional?

A capacitação logística não é luxo, é necessidade. Como já falamos em outros conteúdos aqui no blog, os custos logísticos no Brasil são imensos e comprometem a margem de lucro das transportadoras, afetando sua gestão financeira.

Todo investimento que venha agregar valor ao atendimento ao cliente e, ao mesmo tempo, reduzir custos, é sempre bem-vindo. No entanto, sem uma equipe preparada, a tarefa se torna bem mais difícil.

Um profissional que passa por uma capacitação logística tem mais condições de analisar suas atividades criticamente e encontrar formas mais eficientes de realizá-las. Entendendo qual é seu papel na geração de resultados para a organização, seu nível de comprometimento se torna maior, o que se reflete em maior produtividade.

Outra vantagem de ter uma equipe qualificada é que as pessoas se sentem valorizadas, percebem que a empresa não está investindo somente em seus próprios interesses, mas também no desenvolvimento profissional de quem de fato faz as coisas acontecerem. Com isso, a satisfação com a empresa aumenta e a taxa de retenção de talentos também.

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Como promover capacitação logística na sua empresa

Ninguém está livre da crise econômica mundial, muito menos as transportadoras brasileiras, que têm que arcar com altos custos de manutenção de veículos e estradas cada vez piores. O cenário pouco promissor faz com que a economia de recursos seja uma prioridade e os treinamentos fiquem relegados a segundo plano.

Se por um lado você economiza no pagamento de treinamentos, por outro, seus profissionais vão ficando com os conhecimentos defasados e sua transportada perde competitividade. O que fazer então?

Valorize seu capital intelectual

Aproveite os profissionais com maior experiência de mercado e coloque-os para treinar os mais jovens. Pode ser até em horários alternativos aos de trabalho, cuidando com as questões trabalhistas, é claro.

Faça o conhecimento circular e encontre maneiras de registrá-lo, de modo que, mesmo que um profissional se desligue da empresa, o que foi aprendido não seja perdido. Crie vídeos, instruções de trabalho, manuais, gráficos, infográficos, tutoriais que possam ser lidos e compreendidos por qualquer pessoa que venha a fazer parte do seu time.

Promova Job Rotations

Em português claro, troque funcionários de posição temporariamente. Certamente você já deve ter ouvido falar que colocar a pessoa certa no cargo certo é essencial. E, de fato, uma pessoa que produz pouco em determinado setor pode vir a fazer toda a diferença em outro.

O job rotation é uma ótima forma de realizar experiências com a sua equipe e, ao mesmo tempo, fazer com as pessoas entendam o trabalho dos demais e empatizem com os colegas de trabalho, despertando o sentimento de equipe.

Coloque o responsável pelo recebimento de mercadorias no lugar do responsável pela expedição, por exemplo. Ofereça suporte e treinamento durante esta experiência. Um novo olhar sobre os processos pode contribuir também para melhorias significativas de desempenho.

Ofereça cursos online

É possível baratear os custos de qualificação profissional se você optar por cursos online, que possam ser vistos por uma quantidade maior de pessoas. Existem muitas empresas especializadas em cursos corporativos, que desenvolvem a solução alinhada às suas necessidades de capacitação logística.

O melhor desta estratégia é que seus funcionários podem ver os treinamentos em horários alternados, interagir por meio de ferramentas educativas e aprender continuamente sem afetar o desempenho de suas atividades.

Você promove qualificação profissional na sua transportadora? Que tal compartilhar sua experiência conosco deixando um comentário?

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